Ostatnia aktualizacja: 20 sierpnia 2026 r.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
English Smoothie School Aleksandra Czerniawska-Wrzodak
ul. Gospodarska 67
05-822 Milanówek
NIP: 5291843070
REGON: 523296085
E-mail: ola@englishsmoothie.pl
Telefon: +48 690 688 218
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.
2. Jakie dane przetwarzamy
Zakres przetwarzanych danych zależy od tego, w jaki sposób dana osoba kontaktuje się ze szkołą i z jakich usług korzysta.
Możemy przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko rodzica lub opiekuna,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- treść wiadomości,
- imię i nazwisko dziecka,
- datę urodzenia dziecka,
- informację o szkole lub klasie dziecka,
- informację o wybranej grupie lub zajęciach,
- dodatkowy numer telefonu wskazany do kontaktu,
- dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy,
- dane dotyczące płatności i rozliczeń,
- wizerunek dziecka – wyłącznie w przypadku udzielenia odrębnej zgody,
- dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, w tym dane zbierane za pomocą plików cookies i narzędzi analitycznych.
Administrator zbiera wyłącznie dane potrzebne do realizacji określonego celu.
3. Cele i podstawy przetwarzania danych
Kontakt i zapisy na zajęcia
Dane przekazane za pomocą formularza na stronie, formularza reklamowego Facebook lub Instagram, wiadomości e-mail, telefonu lub mediów społecznościowych przetwarzamy w celu:
- odpowiedzi na zapytanie,
- przekazania informacji o zajęciach,
- poinformowania o dostępnych miejscach i terminach,
- przeprowadzenia procesu zapisu dziecka,
- podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy – albo, w przypadku zwykłej korespondencji niezwiązanej bezpośrednio z zawarciem umowy, art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań dotyczących działalności szkoły.
Realizacja umowy i organizacja zajęć
Dane ucznia oraz rodzica lub opiekuna przetwarzamy w celu:
- zawarcia i realizacji umowy,
- organizacji zajęć,
- przypisania dziecka do właściwej grupy,
- kontaktu z rodzicem lub opiekunem,
- przekazywania informacji związanych z zajęciami,
- prowadzenia dokumentacji niezbędnej do świadczenia usług.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Rozliczenia i obowiązki prawne
Dane związane z płatnościami i dokumentacją rozliczeniową przetwarzamy w celu realizacji obowiązków podatkowych i innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń
Dane mogą być przechowywane również w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.
4. Formularz kontaktowy na stronie
Za pomocą formularza kontaktowego na stronie internetowej możemy zbierać:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- treść wiadomości.
Podanie danych jest dobrowolne, ale brak danych potrzebnych do kontaktu może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.
5. Formularze Facebook i Instagram
English Smoothie School korzysta z formularzy kontaktowych dostępnych w reklamach na Facebooku i Instagramie.
Za ich pomocą mogą być zbierane:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- informacja o wieku dziecka lub grupie, którą zainteresowany jest rodzic.
Podane dane wykorzystujemy do kontaktu w sprawie zapisów do English Smoothie School, informacji o dostępnych miejscach oraz przekazania terminów zajęć.
Dane wprowadzone do formularza są również przetwarzane przez Meta zgodnie z zasadami korzystania z usług Facebook i Instagram.
Dane pozyskane w ten sposób nie są wykorzystywane przez English Smoothie School do niezwiązanego z zapisem marketingu bez odpowiedniej podstawy prawnej.
6. Wizerunek dziecka
Publikowanie zdjęć lub nagrań umożliwiających rozpoznanie dziecka odbywa się na podstawie odrębnej zgody rodzica lub opiekuna.
Zgoda może obejmować publikację wizerunku:
- na stronie internetowej English Smoothie School,
- na profilu szkoły na Facebooku,
- na profilu szkoły na Instagramie,
- w Profilu Firmy Google oraz innych usługach Google związanych z prezentacją działalności szkoły.
Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Brak zgody na publikację wizerunku nie może być podstawą odmowy udziału dziecka w zajęciach.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody działa na przyszłość i nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego wykorzystania wizerunku dokonanego przed jej wycofaniem.
7. Samodzielny powrót dziecka
Oświadczenie dotyczące samodzielnego opuszczania szkoły przez dziecko po zakończeniu zajęć jest odrębnym oświadczeniem rodzica lub opiekuna.
Nie stanowi zgody na wykorzystywanie wizerunku ani ogólnej zgody na przetwarzanie danych osobowych.
8. Monitoring wizyjny
Na terenie English Smoothie School stosowany jest monitoring wizyjny.
Monitoring obejmuje:
- sale,
- korytarz,
- teren przed budynkiem.
Monitoring rejestruje wyłącznie obraz. Dźwięk nie jest nagrywany.
Celem monitoringu jest zwiększenie bezpieczeństwa dzieci i innych osób przebywających na terenie szkoły oraz ochrona mienia.
Podstawą przetwarzania danych w ramach monitoringu jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób oraz ochronie mienia – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Zakres monitoringu powinien być ograniczony do miejsc, w których jego stosowanie jest rzeczywiście niezbędne do realizacji wskazanego celu.
Administratorem danych z monitoringu jest English Smoothie School Aleksandra Czerniawska-Wrzodak.
Dostęp do nagrań ma Administrator. Nagrania mogą zostać udostępnione uprawnionym organom, jeżeli istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna.
Nagrania z monitoringu przechowywane są maksymalnie przez 30 dni, po czym są automatycznie usuwane lub nadpisywane, chyba że konkretne nagranie zostało zabezpieczone w związku ze zdarzeniem wymagającym wyjaśnienia, dochodzeniem lub obroną roszczeń albo żądaniem uprawnionego organu. W takim przypadku nagranie może być przechowywane do czasu zakończenia sprawy.
Osoby wchodzące na teren objęty monitoringiem są informowane o jego stosowaniu poprzez odpowiednie oznaczenie.
9. Pliki cookies, Google Analytics i Meta Pixel
Strona internetowa English Smoothie School korzysta z plików cookies i podobnych technologii.
Na stronie mogą być wykorzystywane m.in.:
- Google Analytics – do analizy korzystania ze strony i tworzenia statystyk,
- Meta Pixel – do pomiaru skuteczności reklam i analizy działań podejmowanych po przejściu na stronę z Facebooka lub Instagrama.
Pliki cookies i technologie analityczne lub marketingowe, które nie są niezbędne do funkcjonowania strony, są wykorzystywane po uzyskaniu zgody użytkownika.
Użytkownik może odmówić udzielenia zgody albo później ją wycofać za pomocą mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego na stronie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Google i Meta mogą przetwarzać dane zgodnie z własnymi zasadami ochrony prywatności.
10. Odbiorcy danych
Dane osobowe nie są sprzedawane ani udostępniane innym podmiotom do ich własnych celów handlowych.
W związku z prowadzeniem szkoły dane mogą być jednak przetwarzane lub przekazywane, w niezbędnym zakresie:
- bankowi – w przypadku płatności przelewem,
- uprawnionym organom publicznym – jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa,
- dostawcy hostingu, poczty elektronicznej lub obsługi technicznej strony – jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do świadczenia tych usług,
- Meta – w związku z korzystaniem z Facebooka, Instagrama, formularzy reklamowych i Meta Pixel,
- Google – w związku z korzystaniem z usług Google wykorzystywanych przez szkołę.
Dostęp podmiotów świadczących usługi techniczne do danych jest ograniczony do zakresu niezbędnego do realizacji powierzonych im usług.
Papierowe umowy i dokumentacja uczniów nie są udostępniane innym podmiotom, chyba że wymaga tego przepis prawa lub jest to niezbędne do dochodzenia albo obrony roszczeń.
11. Przetwarzanie danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
Korzystanie z usług Google i Meta może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
W przypadku takiego transferu dane powinny być chronione z wykorzystaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez przepisy.
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych przez Google i Meta znajdują się w politykach prywatności tych dostawców.
12. Jak długo przechowujemy dane
Stosujemy różne okresy przechowywania zależnie od celu przetwarzania.
Zapytania, formularze kontaktowe i formularze reklamowe
Jeżeli kontakt nie zakończy się zawarciem umowy, dane przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi zapytania i procesu zapisów, nie dłużej jednak niż 3 miesiące od zakończenia rozmów dotyczących zapisu, chyba że wystąpi szczególna potrzeba zabezpieczenia danych w związku z roszczeniem lub sporem.
Dane uczniów i rodziców podczas trwania umowy
Dane potrzebne do świadczenia usług przechowujemy przez cały okres obowiązywania umowy.
Po zakończeniu umowy dane, które nie są już potrzebne do realizacji innych obowiązków, są usuwane.
Dane mogą być nadal przechowywane w zakresie niezbędnym do:
- wykonania obowiązków prawnych,
- prowadzenia wymaganej dokumentacji rozliczeniowej,
- ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Dane przechowywane w celu zabezpieczenia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą mogą być przechowywane do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń.
Dokumentacja podatkowa i rozliczeniowa
Dane zawarte w dokumentacji, którą Administrator ma obowiązek przechowywać na podstawie przepisów podatkowych, są przechowywane przez okres wymagany tymi przepisami.
Dane przetwarzane na podstawie zgody
Dane wykorzystywane wyłącznie na podstawie zgody, w szczególności wizerunek, przetwarzamy do czasu:
- wycofania zgody,
- ustania celu, dla którego została udzielona,
w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej, z zastrzeżeniem materiałów opublikowanych legalnie przed wycofaniem zgody.
Monitoring
Nagrania z monitoringu przechowywane są maksymalnie przez 30 dni.
Nagranie dotyczące konkretnego zdarzenia może zostać zabezpieczone na dłużej, jeżeli jest potrzebne do wyjaśnienia zdarzenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo na żądanie uprawnionego organu.
13. Prawa osób, których dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:
- dostępu do danych,
- uzyskania kopii danych,
- sprostowania nieprawidłowych danych,
- uzupełnienia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych – jeżeli spełnione są warunki określone w RODO,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
- żądania usunięcia danych – jeżeli zachodzą przesłanki określone w art. 17 RODO,
- wycofania zgody w dowolnym momencie – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego.
Administrator może odmówić usunięcia tych danych, które nadal są niezbędne np.:
- do wykonania obowiązującej umowy,
- do wykonania obowiązku wynikającego z prawa,
- do prowadzenia wymaganej dokumentacji i rozliczeń,
- do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Rodzic może więc wystąpić z żądaniem usunięcia danych także podczas trwania umowy, jednak dane konieczne do dalszego wykonywania umowy nie zostaną usunięte, dopóki istnieje podstawa prawna do ich przetwarzania.
Żądania dotyczące realizacji praw można kierować na adres:
14. Prawo wniesienia skargi
Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wnieść skargę do:
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
15. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne.
Niepodanie danych potrzebnych do kontaktu może jednak uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.
Niepodanie danych wymaganych do zawarcia lub wykonania umowy może uniemożliwić zapisanie dziecka na zajęcia lub realizację usługi.
Wyrażenie zgody na publikację wizerunku nie jest warunkiem uczestnictwa dziecka w zajęciach.
16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
English Smoothie School nie podejmuje wobec uczniów ani ich rodziców decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
17. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zniszczeniem, zmianą lub nieuprawnionym ujawnieniem.
Dostęp do danych powinien być ograniczony wyłącznie do osób, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.
Papierowa dokumentacja zawierająca dane osobowe powinna być zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych.
18. Zmiany polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany sposobu przetwarzania danych, wykorzystywanych usług, funkcjonowania strony internetowej lub obowiązujących przepisów.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie internetowej English Smoothie School.
